Delegar de manera efectiva mejorará el desempeño propio y de la compañía.  

Muchos conocemos los imprecisos beneficios y propósitos de delegar: crear equipos que puedan compartir la carga de trabajo para que tú puedas hacer el trabajo más importante y que solo tú puedes hacer.

Sin embargo, en la práctica acumulamos y creamos cuellos de botella por mero temor: el trabajo no se hará como debe, tardaré más tiempo en asignar una tarea que en hacerla yo, este trabajo no lo quiere hacer nadie, va a costar demasiado, qué pasa si esta persona no es de fiar...  

Delegar es lo que resucitó mi negocio cuando se encontraba al borde del colapso en 2014. Delegar es lo que me ayudó a triplicar mis ingresos en 2014 en comparación con tres años atrás.

Y llegado cierto punto, todo lo que pueda delegarse debe delegarse, con contadas excepciones, con la auditoría de las seis T (por sus iniciales en inglés):

1. Diminutas (Tiny): tareas tan pequeñas que parece intrascendente ocuparse de ellas, pero que se acumulan. Nunca son importantes o urgentes, e incluso si solo requieren unos pocos minutos, terminan por sacarte del flujo de trabajo más estratégico: registrarse en una conferencia o evento, agregarlo al calendario y reservar el hotel y el vuelo. Por separado, cada una de estas cosas puede no tomar mucho tiempo, pero, en conjunto, supone más del que se cree.

2. Tediosas (Tedious): las tareas que son relativamente simples probablemente no sean la mejor forma de invertir el tiempo. Las tareas muy sencillas pueden (y deben) ser asumidas por otra persona. Por ejemplo, introducir manualmente una lista de 100 elementos en una hoja de cálculo y clasificarlos por colores o actualizar     una presentación.

3. Consumen tiempo (Time-consuming): tareas que, aunque pueden ser importantes e incluso algo complejas, consumen mucho tiempo y no requieren que hagas el 80% de la investigación previa. Puedes sumarte a ella fácilmente cuando la tarea esté completada al 80% y aprobarla, supervisarla e indicar los próximos pasos a seguir.

4. Enseñables (Teachable): tareas que, aunque parezcan complejas al principio y que posiblemente comprendan varias subtareas más pequeñas, pueden traducirse a un sistema y delegarse, contigo aún proporcionando controles de calidad y aprobación final. Por ejemplo, enseñar a uno de tus subordinados  cómo redactar la presentación mensual.

5. Se te dan mal (Terrible at): tareas que no solo no entran en tus fortalezas, sino que pertenecen a un área en la que no te sientes preparado. Tardas en hacerlas mucho más que las personas experimentadas en el área y aun así obtienes un resultado que no está a la altura. Por ejemplo, el diseño visual de las diapositivas de Power Point para la reunión de equipo e incluso la contratación de un diseñador profesional para una próxima presentación fuera de tu organización.

6. Urgentes (Time sensistive): tareas que son urgentes, pero compiten con otras prioridades. No hay suficiente tiempo para hacerlas todas a la vez, por lo que delegas una tarea importante y urgente para que se pueda hacer en paralelo a otras tareas urgentes. Por ejemplo, llamar a una aerolínea para cambiar los asientos asignados en el vuelo del día siguiente mientras se dedica un día entero a celebrar reuniones.

Una de las claves esenciales para determinar qué tareas deben delegarse es revisar con frecuencia (todos los días) qué está sobre la mesa y preguntarse ¿qué puedo hacer yo y solo yo?, ¿cómo puedo delegar el resto?

Para conseguirlo, en las próximas dos semanas anote las tareas que corresponden a las seis T anteriores (ya sea en una hoja de papel o en una plantilla de seguimiento). Así sabrá qué delegar a fin de evitar una acumulación de tareas que puedan afectar la productividad.

Algo más

01 ¿Cómo hacerlo? Durante las próximas dos semanas anote todas las tareas que cumple actualmente y que correspondan a las seis T antes mencionadas, así podrá decidir las actividades a delegar. _

02 Unos ejemplos. Hacer reservaciones para su próximo viaje de negocios, llamar a las agencias de viaje para organizar su periplo, contactarse con el banco para un trámite son algunas de las tareas que pueden delegarse.

03 ¿Cuáles debe considerar? Responder cartas de los clientes, preparar conferencias, escribir posts en sus redes sociales son cosas que requieren de su supervisión. Y si todavía no está seguro de a quién delegar, o incluso cómo, empiece por aclarar su mente y empezará a crear soluciones para los próximos pasos. (I)