En toda organización existe la necesidad de implementar un archivo de documentos, con el objetivo de mantener información valiosa en el transcurso del tiempo y encontrarla de manera sencilla y oportuna. Varios de estos procesos están relacionados con la asignación de bienes, facturación, pago de servicios, contratación, entre otros.

La planificación de las instituciones muchas veces se ve afectada por la mala gestión documental que impide dar continuidad a procesos internos. En el caso de las instituciones relacionadas a la investigación, se presentan los mismos inconvenientes, por lo que es importante incorporar herramientas informáticas o sistemas de información que permitan gestionar la documentación científica de manera adecuada.

Los Sistemas de Gestión Documental (SGD) son Sistemas de Información (SI) que permiten manejar contenidos representados en documentos digitales, mediante sus metadatos (título, autor, fecha de creación, código) contribuyendo a una búsqueda fácil, rápida y eficiente.

Los SGD son herramientas que centralizan la información documental para evitar duplicidad y mantener la integridad a través de protocolos de seguridad; que protegen lo almacenado. En el país, un ejemplo de gestor documental en el servicio público es el Sistema de Gestión Documental (Quipux) que funciona como un repositorio digital y un canal de difusión de documentos oficiales.

Existen dos tipos de SGD: los de licencia libre (Open Source) y los de licencia pagada, cuyo costo varía dependiendo del número de usuarios y su capacidad de almacenamiento en el repositorio.

En los últimos años se ha fomentado el uso de los sistemas de licencia libre y entre los más utilizados se encuentra: Alfresco, que tiene integración con documentos Microsoft, herramientas colaborativas, calendarios virtuales y su lenguaje base de programación es JAVA, disponible en dos tipos de versiones Alfresco Community y Alfresco Enterprise, la primera es gratuita y la segunda tiene un costo dependiendo de la cantidad de documentos a almacenar, es amigable, funciona a manera de un portal web, soporta varios gestores y es sencilla de administrar.

Otro ejemplo es Nuxeo, de implementación sencilla. Brinda colaboración de los documentos, flujos de trabajo, flexibilidad, robustez, ya que utiliza estándares JEE (Java Empresarial), escalabilidad y seguridad.

Finalmente tenemos OpenKM que mantiene una tecnología JAVA, puntualmente GWT, es multiplataforma, brinda revisión y colaboración de los documentos, de fácil uso e integración, ofrece seguridad, así como también brinda herramientas para generar flujos de trabajo.

Los procesos de investigación a nivel institucional demandan incorporar dentro de su estrategia de gestión del conocimiento a los Sistemas de Información, porque  la seguridad, confidencialidad, disponibilidad de documentos e insumos para la investigación científica es vital para obtener resultados. Un historial documental bien administrado que cuente con las medidas de seguridad e integridad necesarias, facilita y potencia la realización de investigaciones.

En el caso del Instituto Nacional de Eficiencia Energética y Energías Renovables se  han construido procesos que privilegian el uso de SGD, con el objetivo de garantizar y proteger la información y conocimiento desarrollado como parte de sus investigaciones.

Con estos sistemas, además, se prioriza el uso de tecnologías ambientalmente limpias, disminuyendo así el empleo de papel e impulsando la documentación digital. (O)