1'669.030 expedientes judiciales fueron rescatados del deterioro
Tras cuatro años de intenso trabajo, y con una inversión de aproximadamente $ 3’000.000, la Función Judicial cuenta con un archivo general, en donde reposan alrededor de 1’669.030 expedientes judiciales que fueron recuperados y hoy se encuentran resguardados.
Se trata de la documentación de los procesos judiciales desde el año 1700 hasta 2004, que fueron encontrados por cerca de 90 técnicos y especialistas que rescataron los casos de subsuelos de edificios, ductos de ventilación, bodegas, baños, pasillos, cuartos y otros sitios inadecuados que servían de archivo.
Con ello se liberó espacio del edificio de la Corte Nacional de Justicia, cortes provinciales, complejos y unidades judiciales. Ahora, en un área de casi 4.000 m2, en el norte de Quito, se custodian de forma eficiente procesos judiciales de las materias: Civil, Penal, Tránsito, Familia, entre otras, así como de todas las desaparecidas comisarías de la mujer en el territorio nacional.
En diálogo con EL TELÉGRAFO el secretario del Consejo de la Judicatura (CJ), Andrés Segovia, admitió que hubo procesos judiciales que estaban en pésimo estado, mojados, con humedad, hojas incompletas porque fueron comida de roedores, en fin, por lo que no pudieron ser salvados. No se ha cuantificado el número, dijo.
Explicó que los archivos se encuentran divididos en dos grupos, el de los pasivos, que son las causas o expedientes judiciales cerrados, extinguidos o ejecutados, los cuales son los recuperados; y los activos, son los que están en trámite, en ejecución, o que cerraron desde 2004 para acá, y que sirven a jueces, secretarios, abogados y ciudadanos, que se hallan en las unidades.
El trabajo realizado
Explicó que la tarea comenzó en 2013, cuando el CJ decidió modernizar los archivos; que la Secretaría General del organismo se haga cargo del sistema archivístico; y, crea la Dirección de Archivo y Gestión Documental.
El segundo gran paso fue intervenir en los archivos de la Función Judicial a nivel nacional y aquí “lo primero que hicimos es organizar el archivo administrativo del Consejo de la Judicatura, intervenimos 107 millones de hojas, lo que permitió ordenar la información y documentación administrativa de la institución. El trabajo comenzó por casa”.
Luego se intervino en el archivo jurisdiccional, que se encuentra en todas las unidades judiciales en el país. “Son 450 unidades judiciales a nivel nacional, en las cuales se aplicó el nuevo modelo de gestión documental y se recuperaron más de 317 millones de fojas”.
El funcionario destacó la utilidad de tener organizado un archivo, ya que permite encontrar de forma ágil y en buen estado los procesos, como ha sucedido con los del caso de la desaparición de los hermanos Restrepo o de Alfaro Vive, que fueron solicitados por la Comisión de la Verdad que investigó los hechos.
Importancia histórica
Andrés Segovia, quien además publicó el libro ‘Proceso de Transformación Archivística’, en donde expone de forma detallada la transformación de los archivos de juzgados, tribunales, cortes y demás dependencias judiciales, considera que lo realizado por el CJ es un hecho trascendental.
“Lo importante es que hemos podido recuperar nuestra historia judicial, hemos encontrado sellos, información, incluso expedientes y libros que datan del año 1700 sobre derecho canónico y en latín”, dijo, al revelar que este material ha sido intervenido por curadores y expertos, quienes señalaron que se trata de documentos sumamente valiosos.
Los sellos, según los expertos, hablan de cómo era la justicia en esa época, en donde para las diferentes causas se ponían distinto tipo de sellos. “Esta información está en un área de restauración, luego serán puestos en un sitio especial”.
Para el presidente del CJ, Gustavo Jalkh, era necesario evitar que los procesos se pierdan. “Recordemos que no hablamos de expedientes, sino de la esperanza de la gente”, dijo, al agregar que “si tenemos archivos transparentes y accesibles garantizamos una Función Judicial con los mejores estándares éticos a todo nivel, no solo en el acceso a la información, sino también es el reflejo de una cultura institucional”.
Confirmó que no solo se ha recuperado la memoria jurídica del país, sino que, además, se estableció un verdadero servicio ciudadano que no existía; y precisó que hasta la fecha se han atendido requerimientos de más de 65.435 usuarios.
La digitalización, el próximo paso
Tras señalar que el trabajo continúa, el presidente de la Judicatura confirmó que está prevista la digitalización de la documentación y la constante capacitación a los funcionarios que custodian el sistema archivístico judicial de Ecuador.
El secretario del CJ, Andrés Segovia fue más allá, al señalar que este es el reto que tiene la institución hasta 2018.
Reveló que actualmente se trabaja en los estudios respectivos para el proceso de digitalización de todas las causas, luego se definirán las necesidades y, sobre todo, el presupuesto que se requerirá para la implementación. (I)
Datos
Los nuevos procesos que ingresan al sistema judicial son digitalizados. Hasta el momento se trabaja en el mejoramiento de los archivos de cada jurisdicción provincial.
En el presupuesto de la Función Judicial del próximo año se prevé establecer un rubro para la digitalización de todos los procesos judiciales que hay en el país, para lo cual los estudios respectivos avanzan.
El art. 379 de la Constitución indica que los archivos son: “...parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos y salvaguarda del Estado”.
