La reapertura progresiva de instituciones educativas, que poco a poco empiezan a retomar las actividades presenciales con sus personal académico y administrativo, así como con sus estudiantes y padres de familia, demanda la implementación de estrategias que permitan hacerlo de manera segura y saludable.

Uno de los principales aspectos a considerar es el control del aforo en espacios que por lo general concentran a un alto número de personas. “Existen varias medidas que las instituciones pueden ejecutar para garantizar que se respete la capacidad permitida para lugares como aulas de clase, auditorios, librerías o bares, y en ese sentido, la tecnología puede ser una gran aliada”, señala Adriana Custode, Jefe de Internacionalización de ufirst.

A propósito del retorno a clases en escuelas, colegios y universidades, la representante de ufirst detalla a continuación 3 formas de controlar el aforo en espacios educativos:

1. Limitar el acceso a áreas cerradas

Espacios como aulas de clase, gimnasios o bares suelen ser lugares cerrados, cuya capacidad se ha visto significativamente disminuida post pandemia. Por ello, es importante prestar especial atención a los límites establecidos por las autoridades, velando siempre por la salud e integridad de la comunidad educativa. Para Custode, “Una excelente opción para lograrlo es optar por un software que permita gestionar y organizar el acceso a un área cerrada, controlando el número total de accesos para un espacio con capacidad limitada”. La plataforma ufirst, por ejemplo, tiene el beneficio de poder ajustarse a las necesidades y capacidades específicas de la institución que la implementa, con lo cual se garantiza el cumplimiento de lo requerido por ella.

1. Implementar un sistema de agendamiento de turnos

La rutina diaria de un estudiante regularmente incluye actividades como jornadas de investigación y estudio en la biblioteca, o asistencia a eventos educativos y/o culturales como conferencias, charlas, obras y talleres en los auditorios de las instituciones. Si bien se puede optar por un control manual, en el que una persona es designada para realizar un conteo del número de asistentes en un lugar determinado, lo cierto es que este mecanismo puede resultar poco eficiente. “Por el contrario, existen herramientas tecnológicas que ayudan a gestionar de forma sencilla y automática las reservas, teniendo incluso la posibilidad de integrar estas reservas con los calendarios digitales más populares, como los de Apple, Google, Microsoft Outlook y otros”, explica la experta de ufirst. Al habilitar un sistema de agendamiento de turnos, la institución podría garantizar una mayor efectividad en el control del aforo permitido, pues no se permitiría el ingreso de ninguna persona que no cuente con un turno asignado.

1. Gestionar filas virtuales

La época de pago de pensiones en los establecimientos educativos es probablemente la que relacionamos con largas filas. Sea que los padres de familia se acerquen a cancelar los valores del mes, o que los propios estudiantes realicen sus pagos, la realidad es que este proceso tiende a generar largas filas que pueden tomar incluso horas en despejarse, y que representan un riesgo a la salud de las personas, principalmente porque no se suele respetar el distanciamiento social. Como solución a esta problemática, Custode sugiere que se habilite un software que facilite la organización del acceso a las instalaciones de la escuela, el colegio o la universidad, a través de un sistema de fila virtual, que no requiera presencia física en el sitio para reservar su turno, sino que la persona pueda hacerlo desde una aplicación o página web. “Esta solución mejoraría la experiencia, no solo del padre de familia y/o estudiante, sino también del personal administrativo; y lo que es aún más importante, evitaría las aglomeraciones dentro del lugar”, recalca Custode. Añade que una alternativa tecnológica como ufirst permitiría que la persona tenga acceso a información en tiempo real sobre la cantidad de personas que esperan ser atendidas, para que sólo tras recibir un SMS en el momento de su turno, se acerque al lugar.

Todas estas soluciones se consolidan en una sola aplicación, ufirst, que desde el 2016 trabaja a nivel mundial con diferentes empresas e instituciones, mejorando la experiencia de los usuarios, y con la llegada de la pandemia, apoyando a diversos establecimientos públicos y privados en la gestión eficiente del flujo de clientes y de dando cumplimiento al aforo permitido para garantizar la seguridad y el distanciamiento social. ufirst ha sido utilizada por la Universidad de Siena, la Universidad de Estudios en Florencia, y la Universidad La Sapienza en Roma, logrando excelentes resultados, por lo cual tienen amplia experiencia en el manejo de aforos dentro de establecimientos educativos.