Con absoluta precisión, Catalina Yánez toma un bisturí, tijeras, escobilla y cinta sellante. Realizar la restauración del certificado de defunción de Eloy Alfaro no es tarea sencilla y por ello la mujer toma los cuidados necesarios. Esta hoja es parte de un libro de 380 páginas que aborda las defunciones de 1912 y consta en el Laboratorio de Restauración de Documentos del Registro Civil.

En la entidad trabajan seis  personas, de ellas solamente Ezequiel Barba es restaurador con título. El resto de personas aprendió el oficio por necesidad e intuición.

Barba se dedica a capacitar al resto de sus compañeros. Su objetivo es graduarlos como  técnicos en restauración documental.

El libro en donde consta el acta de Eloy Alfaro, le llegó a Yánez destruido. El documento tenía rasgadas y arrugadas las puntas de la hoja. Le pone cinta sellante y acaba. Ahora luce intacta, pero el trabajo le tomó dos días. Sonríe al ver su obra terminada. Cada trabajo se convierte en arte para cada uno de los creadores.

Cuando un libro llega al laboratorio -cuenta Yánez- pasa por  un dictamen de evaluación, en donde verifican los problemas y el estado de conservación. Puede demorar, incluso, hasta tres semanas en restaurar todo un capítulo; hay otros en los que demora días. Todo depende del proceso de conservación. Sin embargo confiesan que los procesos de conservación en años anteriores no fueron minuciosos. Con este laboratorio se reconstruye el material histórico del país.

Libros deteriorados

El laboratorio, que se construyó detrás de las oficinas del antiguo Registro Civil, al norte de Quito, funciona desde el 14 de agosto de 2017.

Antes de ese año no contaban con un sitio para restaurar los documentos y por ello  varios están deteriorados. En 2015 realizaron un diagnóstico en donde comprobaron que de los 133’800.000 documentos registrales, entre el Archivo Nacional y Provincial, un 80% está en buen estado, un 16% en estado regular y un 4% en mal estado.

El primer paso fue trabajar con los documentos en estado regular y en mal estado. 

Estos libros presentaban, principalmente, deterioro por las condiciones ambientales. También hay problemas en los soportes de los libros que producen la pérdida de estabilidad de los mismos.

Un 80% de documentos tuvo una intervención inadecuada en otras administraciones.

Barba estima que un 80% de los documentos tuvieron una intervención inadecuada, por ejemplo, muchos de ellos fueron pegados con una cinta adhesiva escolar o pegamento inapropiado.

En cambio un 5% tuvo problemas por ataques de microorganismos (hongos), que sobre todo destruyen las fotografías, mientras que un 15% presentó problemas de desencuadernación, así como tipos de hidrólisis alcalina (hojas que se pulverizan y los soportes se hacen débiles) y ácida (hojas se vuelven amarillas y se rompen).

Hasta el momento, según Barba, se restauró un 50 % de libros en estado regular.

Un 20% de los documentos del Archivo se encuentra en  estado regular y en mal estado. 

Archivo, sin seguro de desastres

En el Archivo, por ejemplo, sobresale el acta de nacimiento del guayaquileño Julio Jaramillo, de 1935. Estos documentos históricos se conservan en unas guardas especiales que no son más que cajas conservativas.

Barba detalló que en 1901, cuando empezó a funcionar el Registro Civil, se usaban hojas de papel europeo, inglés y estadounidense, hasta que en 2009 se empezó con la cédula electrónica con papel de seguridad, que es libre de ácido y adulteración.

Javier del Pozo, técnico del Archivo Físico y Digital, detalló que de 1901 a 1965 se guardaban todas las actas de nacimiento, defunción y matrimonio en libros, que medían más de 30 centímetros de largo por 10 de ancho.

El laboratorio de restauración de documentos funciona desde el 14 de agosto de 2017.

Entre los documentos históricos que se conservan de esta manera sobresalen las actas de nacimiento del expresidente Jaime Roldós (1940), del pintor quiteño Oswaldo Guayasamín (1919), de la activista indígena Tránsito Amaguaña (1909) y del cantante Julio Jaramillo (1935). Muchos de estos documentos se escribían con tinta china, ferrogálica o de corteza de roble. Entre los textos caligráficos reposa un Acta de Hacienda, del gobierno de Eloy Alfaro, de 1898. En 1966, según Del Pozo, se usaron además de los libros las tarjetas de cartulina. Sin embargo, en 2009  empezó a llegar la tecnología al Registro Civil y se usó el sistema “magna”, primero para el cantón Quito.

Este sistema garantiza la inviolabilidad de los datos del usuario, ya que la firma, la foto y la huella son ingresados de manera digital y almacenados en el chip interno de la cédula.

En estos últimos documentos, en formato INEN A 4, consta  el acta de defunción del expresidente Sixto Durán Ballén (noviembre de 2016), que fue impreso en una hoja de seguridad.

En planes está la digitalización total del archivo. Hasta el momento tienen 71’425.661 documentos digitalizados que corresponden al 53,38% del total de documentos físicos almacenados a nivel nacional. El Registro Civil no dispone de un seguro de desastres para el Archivo Nacional. Sin embargo, cuenta con detectores de humo y equipos de extinción de incendios ubicados en las diferentes áreas del mismo, además el Cuerpo de Bomberos realiza la capacitación a un grupo de funcionarios como brigadistas contraincendios para que estén preparados ante cualquier eventualidad.

El Registro Civil garantiza la disponibilidad de los documentos a los usuarios en caso de un desastre natural o incendio, ya que todos poseen un duplicado: uno queda en el archivo provincial, lugar donde ocurre el acto, y otro en el archivo nacional. (I) et