La transformación digital de los negocios está en auge en todas las empresas tanto en Ecuador como en el resto del mundo, pero ¿qué es exactamente?

Lo primero que hay que entender es que se trata de un proceso continuo por el cual las empresas se adaptan o direccionan cambios en sus mercados y en sus clientes.

En una conferencia en Quito dictada por Fernel Rincón, mánager de Kyocera Document Solutions, explicó que la transformación digital implica innovación en nuevos modelos de negocios, productos y servicios que combinen las tendencias digitales y físicas del negocio y sus clientes.

Además busca la eficiencia operacional y el rendimiento organizacional, pues incluye adaptabilidad de dispositivos móviles, análisis de datos, almacenamiento de información en la nube y comercio electrónico.

Según Rincón, son nueve las áreas clave para la transformación digital de una empresa. En primer lugar está la comprensión de la realidad del cliente y la experiencia que se le quiere dar. “Incluye al consumidor, pero también al proveedor y empleador”, enfatizó el experto.

Esto tiene que reflejarse en la definición de un modelo de negocio digital y el rediseño de productos y servicios. Además se deben implementar varios canales de comunicación centrados en el cliente.

Finalmente, pero no menos importante, Rincón señaló que la digitalización completa de los procesos internos de la compañía es fundamental para la transformación de la empresa. Este proceso pasa por la virtualización de los puestos de trabajo (teletrabajo), la toma de decisiones corporativas basadas en datos y la fluidez en la transmisión y adquisición de conocimiento.

Seguramente en este momento vienen a su mente grandes ideas de transformación digital para su negocio, como modernas aplicaciones o canales de comunicación inteligentes para sus clientes.

Pero hay un proceso, de pronto el más común en una compañía sin importar su tamaño, que puede ser modernizado: manejo e impresión de documentos físicos.

¿Sabía usted que el 75% de los documentos impresos se convierte en basura o que las empreas gastan hasta el 3% de sus ingresos en impresiones? Y la tendencia lamentablemente aún no está a la baja. El consumo de papel crece entre el 6% y 8% en el año y contradictoriamente el 80% de la información está en papel aún cuando más del 80% de esos documentos se utilizan en una computadora o dispositivo digital.

La impresión de documentos disminuye la productividad
Gartner Group, firma consultora de Estados Unidos dedicada a la investigación de las tecnologías de la información, analizó el efecto de la impresión de documentos en la productividad de las industrias.

Según su estudio, en promedio, los profesionales gastan el 50% de su tiempo buscando información en documentos físicos.

Adicionalmente encontró que una organización gasta $ 20 en labores para archivar cada documento; y hasta $ 120 en hallar un documento mal archivado.

Las pérdidas de papeles son de lo más común en una oficina, de hecho, Gartner Group determinó que uno de cada 20 documentos se extravían; pero es más alarmante saber que para rehacer estos textos se invierten hasta 25 horas en promedio.

Con estos datos la consultora predice que más del 90% de las organizaciones usarán un sistema digital de manejo de documentos en 2019.

“Si las empresas no se embarcan en esta transformación desaparecerán”, reiteró Nelson Córdova, gerente comercial de KM Solutions, importador autorizado de impresoras Kyocera en Ecuador.

Sí, la conferencia de la empresa japonesa se enfocaba a promocionar sus impresoras y sistemas inteligentes de digitalización y administración de documentos disponibles en el país, pero también llevó a la reflexión sobre el impacto económico y productivo de no contar con un sistema digital de administración de documentos y la complejidad de la tan necesaria transformación digital. (I)